ACCOGLIENZA DEGLI OSPITI
Cosa devo fare prima dell’arrivo di ogni nuovo gruppo di ospiti?
Conferma l’orario di arrivo, verifica che gli ospiti abbiano tutte le informazioni necessarie per accedere alla struttura e, soprattutto, controlla prima del loro arrivo che tutti gli impianti ed i servizi della casa funzionino correttamente: Wi-Fi, aria condizionata, sistemi di accesso, caldaia ed elettrodomestici.
Mettere a disposizione alcuni prodotti essenziali, come olio da cucina, sale, pepe, zucchero, caffè, acqua e prodotti per il bagno, lascia sempre una buona impressione. La qualità conta, ma spesso sono preferibili confezioni piccole o monodose, come le capsule di caffè, rispetto a grandi quantità che non tutti gli ospiti utilizzano con la stessa attenzione.
È inoltre consigliabile lasciare una buona quantità di sacchetti per i rifiuti.
Riteniamo che ogni casa vacanza dovrebbe avere almeno una bottiglia d’acqua in frigorifero all’arrivo degli ospiti. Se la casa dispone di un sistema di filtraggio, può naturalmente trattarsi anche di una bottiglia riutilizzabile.
Piccole attenzioni personali, come una bottiglia di vino locale o qualche prodotto tipico, contribuiscono molto a creare una prima impressione positiva.
La pulizia è uno degli aspetti più frequentemente citati nelle recensioni, quindi la casa dovrebbe sempre presentarsi allo stesso livello mostrato nelle fotografie dell’annuncio.
Un semplice messaggio di benvenuto accompagnato da qualcosa di locale da mangiare o bere costa poco, ma viene spesso ricordato positivamente dagli ospiti.
Come può aiutarti la Solemar
Il nostro team si occupa di ogni fase della preparazione della casa prima dell’arrivo degli ospiti.
Prima di ogni check-in controlliamo la proprietà e le sue dotazioni, predisponiamo la biancheria pulita e inviamo agli ospiti tutte le informazioni necessarie nella loro lingua: modalità di check-in, parcheggio, indicazioni sulla zona e consigli utili su ristoranti, spiagge, attività e servizi nei dintorni.
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Qual è il modo migliore per gestire check-in e check-out?
Una serratura intelligente o una semplice cassetta portachiavi con codice permettono di risparmiare tempo ed aumentare la sicurezza, soprattutto perché il codice può essere modificato prima di ogni nuovo arrivo.
Questo non significa necessariamente rinunciare all’accoglienza personale.
Anche quando l’ospite entra autonomamente nella struttura, è importante organizzare correttamente gli adempimenti di identificazione previsti dalla normativa e mantenere un contatto diretto durante il soggiorno.
Un incontro successivo all’arrivo può inoltre essere utile per rispondere alle prime domande degli ospiti dopo che hanno avuto il tempo di conoscere la casa.
Eventuali depositi cauzionali, pagamenti imposta di soggiorno e principali regole della casa dovrebbero essere comunicati per iscritto prima dell’arrivo, non direttamente sulla porta al momento del check-in.
È sempre opportuno chiedere agli ospiti il loro orario previsto di arrivo, ma senza considerarlo necessariamente definitivo: anticipi o ritardi sono molto frequent!
Per questo consigliamo di inviare un messaggio di conferma alcune ore prima dell’orario previsto, anziché attendere che siano gli ospiti a ricontattarci.
È inoltre importante spiegare con precisione:
- come gestire raccolta differenziata e rifiuti;
- dove lasciare le chiavi;
- quali eventuali procedure seguire prima della partenza.
Come può aiutarti la Solemar
Sappiamo quanto sia importante la prima impressione e consideriamo la gestione professionale di check-in e check-out una delle nostre priorità.
Quando possibile, l’accoglienza viene effettuata da una persona in grado di comunicare direttamente nella lingua dell’ospite.
Attraverso il nostro gestionale, i proprietari possono inoltre consultare in tempo reale calendario, occupazione ed andamento delle prenotazioni.
Quanto costano pulizie e manutenzione di una casa vacanza in Sicilia?
È quindi consigliabile richiedere preventivi prima di iniziare l’attività, in modo da inserire correttamente questo costo nel proprio budget e nella strategia tariffaria.
Risparmiare eccessivamente sulle pulizie può avere conseguenze dirette sulle recensioni degli ospiti.
Per un appartamento con due camere da letto, il testo originale indica come riferimento circa 60 euro per ogni cambio ospite, anche se il costo effettivo dipende naturalmente dalle dimensioni, dalla zona e dal livello di servizio richiesto.
Per permettere alla squadra di pulizia di lavorare senza eccessiva pressione, è opportuno prevedere un intervallo adeguato tra check-out e check-in.
Un check-out leggermente anticipato e un check-in più tardi lasciano il tempo necessario per pulire e controllare correttamente la casa.
Nei giorni in cui non ci sono arrivi immediatamente successivi, concedere maggiore flessibilità agli ospiti può invece lasciare un’ottima impressione.
Una regola indicativa spesso utilizzata è quella di considerare ogni anno una percentuale del valore dell’immobile da destinare a manutenzioni e riparazioni, con un budget maggiore per gli immobili più vecchi.
Come può aiutarti la Solemar
Grazie al nostro personale operativo ed alla rete di collaboratori con cui lavoriamo stabilmente, possiamo inviare persone di fiducia che conoscono direttamente gli immobili per occuparsi di pulizie, controlli e manutenzioni.
Quando sono necessari interventi specialistici, ad esempio per piscine o impianti particolari, possiamo inoltre coordinare professionisti locali selezionati.
Come devo gestire problemi o reclami durante il soggiorno?
Se una persona deve aspettare molte ore prima di ricevere una risposta, l’esperienza rischia di diventare negativa anche quando il problema viene poi risolto correttamente.
Per questo è fondamentale che qualcuno sia sempre raggiungibile e, soprattutto, che esista un referente sul territorio in grado di recarsi rapidamente presso la proprietà quando necessario.
Se il proprietario vive lontano, avere un contatto locale affidabile è uno dei requisiti fondamentali di una gestione professionale.
Quando si verifica un problema, è meglio concentrarsi prima di tutto sulla soluzione, evitando lunghe spiegazioni sulle cause.
È inoltre importante documentare sempre ciò che accade.
Se un inconveniente ha realmente compromesso una parte del soggiorno, può essere opportuno valutare un gesto di cortesia nei confronti dell’ospite prima che il problema si traduca in una recensione negativa.
Come può aiutarti la Solemar
Il nostro team è disponibile dalle 08:00 alle 23:00, sette giorni su sette, per gestire eventuali problemi e richieste degli ospiti.
Interveniamo in modo proattivo e documentiamo con attenzione gli episodi rilevanti, così che anche il proprietario possa essere sempre informato.
Avere persone sul territorio che conoscono direttamente la proprietà permette di intervenire in modo molto più rapido ed efficace rispetto a una gestione effettuata completamente a distanza.